Hvad du må dele i forbindelse med en medarbejders fratrædelse, og hvornår du bør holde igen?

27.06.25

De databeskyttelsesretlige regler i GDPR stiller krav til, hvordan virksomheder håndterer medarbejderes personoplysninger – men ved du præcis, hvad du må dele i forbindelse med en medarbejders fratrædelse, og hvornår du bør holde igen? Vi oplever i stigende grad, at faglige organisationer rejser krav med henvisning til overtrædelse af GDPR i forbindelse med udmeldinger om fratrædelse. I denne nyhed bliver du derfor klædt på til at lave en korrekt og lovlig udmelding ved fratrædelse.

Hvad er arbejdsgivers behov – arbejdsgivers overvejelser
Når en medarbejder fratræder, er det helt sædvanligt, at arbejdsgiver informerer om, at der sker en forandring i virksomheden. Omfanget af udmeldingen afhænger af virksomhedens størrelse, fagområde og behov – nogle vælger en bred orientering, mens andre nøjes med en besked til de nærmeste kollegaer.

Formålet er i langt hovedparten af tilfældene at sikre, at driften fortsætter som hidtil. I nogle tilfælde sker fratrædelsen pludseligt eller som følge af konkrete hændelser. I de tilfælde kan arbejdsgivers behov også være at skabe gennemsigtighed på arbejdspladsen, sikre ro og undgå rygtespredning – alt sammen forhold, der ellers kan påvirke virksomheden negativt. Uanset det konkrete behov er det vigtigt, at man som arbejdsgiver gør sig de rigtige overvejelser i forhold til de gældende regler, inden der meldes noget ud.

En dom fra Retten på Bornholm (SS 792/2021) illustrerer, hvor galt det kan gå, hvis arbejdsgiver deler for mange oplysninger i forbindelse med en udmelding om fratrædelse. I sagen blev en virksomhed idømt en bøde på 100.000 kr. for at have videregivet oplysninger om en medarbejders strafbare forhold til to kunder – herunder oplysning om, at medarbejderen var blevet bortvist og politianmeldt, samt en nærmere beskrivelse af forholdet. Dommen understreger, at der gælder særligt strenge krav til videregivelse af oplysninger om strafbare forhold.

Ønsker fra den fratrædende medarbejder
Som arbejdsgiver har man førsteretten og muligheden for at lave en udmelding, men som altid skal man huske, at retten forpligter.

Det er derfor vigtigt at overveje, om den fratrædende medarbejder har ønsker til udmeldingen. Nogle medarbejdere ønsker at værne så meget om deres privatliv som muligt, mens andre kan være optagede af, hvordan bestemte formuleringer kan påvirke deres karriere fremadrettet. Omvendt kan der være situationer, hvor en fratrædelse skaber utryghed og uro, hvis ikke udmeldingen er informativ, klar og tydelig. Uanset hvad, er det vigtigt at være opmærksom på, at medarbejderens ret til at værne om sit privatliv kan veje tungt, når arbejdsgiver overvejer, hvad der skal udmeldes – og til hvem.

Hvad er balancen?
Når arbejdsgiver overvejer, hvordan en udmelding om fratrædelse skal overgives til andre, vil der være forskel på, om arbejdsgiver melder ud internt i virksomheden eller eksternt til samarbejdspartnere, kunder eller andre. Hensynene skal afvejes på baggrund af reglerne i GDPR.

Intern meddelelse
Når en medarbejder fratræder, vil arbejdsgiver som udgangspunkt have juridisk grundlag til at oplyse de resterende medarbejdere om fratrædelsen på et overordnet plan. Arbejdsgiver kan altså meddele kollegaerne, at en medarbejder stopper på en given dato og samtidig give de ansatte en simpel, objektiv begrundelse som, at personen har fået nyt job, går på pension, eller lignende. Lavpraktisk vil information som: “Medarbejder A stopper den 1. april, da vedkommende har fået nyt job” være fuldt lovlig og proportional.

Er fratrædelsen derimod begrundet i usædvanlige forhold, og indeholder årsagen fortrolige eller følsomme oplysninger – f.eks. samarbejdsproblemer, helbred eller ulovlige handlinger – må arbejdsgiver som udgangspunkt ikke dele årsagen internt i virksomheden. Dette gælder også, selvom om der er tale om egen opsigelse, medmindre medarbejderen samtykker til, at oplysningerne må deles. Dette er dog kun udgangspunktet, og som altid er der modifikationer til udgangspunktet.

Arbejdsgiver kan i visse tilfælde vurdere, at det er nødvendigt med en mere fyldestgørende intern meddelelse, ikke bare fordi kollegaerne spørger, men fordi virksomheden ellers vil tage skade. Hvis det er tilfældet, skal arbejdsgiver dokumentere, at hensynet til virksomheden og de resterende medarbejdere vejer tungere end hensynet til den fratrådte medarbejder, når der er tale om almindelige og fortrolige oplysninger. Er der tale om følsomme personoplysninger, som f.eks. sygdom og lignende, skal der altid være samtykke.

Arbejdsgiver bør i alle tilfælde nøje overveje at begrænse den interne udmelding til de oplysninger, der er nødvendige set i forhold til på den ene side den fratrådte medarbejder, og på den anden side virksomheden. Handler det for eksempel om sygdom, vil det oftest slet ikke være nødvendigt at skrive det. Alternativt kan man nøjes med at skrive, at personen ”fratræder sin stilling af helbredsmæssige årsager”, da den oplysning ikke er følsom i GDPR-reglernes forstand.

Lovgrundlagene finder man i GDPR, artikel 6 og 9.

Ekstern meddelelse
Hvis man som arbejdsgiver ønsker at videregive oplysninger om medarbejderens fratrædelse til eksterne parter, skal det altid overvejes, om der er et sagligt grundlag til dette. Vi kender alle den klassiske Out-of-Office besked med ordene; ”Mette er ikke længere ansat hos os, og mails videresendes ikke. Send endelig en mail til salg@xxx.dk, og vi hjælper dig fluks videre”. En sådan besked er en klassisk driftsmæssigt betinget meddelelse til omverdenen om, at nogen er fratrådt, og virksomhedens behov herfor er ganske klart og legitimt. Nogle gange ønsker arbejdsgiver af samme årsag at række direkte ud til kunder eller leverandører for at sige, at de nu har en ny kontaktperson, og nøjes man igen med den korte oplysning om, at en person ikke længere er ansat i virksomheden, uden at der dykkes ned i årsager eller andre forhold, er dette også legitimt efter GDPR-reglerne.

Problemerne opstår dog, når arbejdsgiver ønsker at meddele offentligheden om årsagen til en fratrædelse. Det kan være til samarbejdspartnere, men det kan også være til fagbevægelser eller andre interessenter. I de tilfælde skal arbejdsgiver sikre sig, at virksomheden enten har tungtvejende hensyn, som kan dokumenteres, og som giver dem et lovligt grundlagt til at lave en offentliggørelse – eller indhente den fratrådte medarbejders samtykke. Vi anbefaler altid, at man bliver enig med personen om teksten, hvis der laves opslag på sociale medier som LinkedIn. Det giver sjældent udfordringer, og begge parter kan være trygge ved, hvad der bliver skrevet.

Oftest er det bedste råd til arbejdsgivere derudover, at selvom det er rart at fortælle den fulde historie til alle interesserede, så er det normalt bedst at nøjes med at fortælle det væsentlige. Det kan egentlig bare være: ”Frederikke er i dag tiltrådt som chef hos os, og vi ønsker hende et stort velkommen. Frederikkes ankomst betyder dog også, at vi har sagt farvel til Jonas, der skal have en stor tak for sin indsats gennem de sidste to år”.

De fleste modtagere af sådan en besked forstår godt, at det er sådan det er, og nyhedens interesse for forandringerne forsvinder som regel lige så hurtigt, som den opstod.

Lovgrundlagene til at offentliggøre en meddelelse finder man også i GDPR, artikel 6 og 9.

Gode råd
Alle arbejdsgivere bør altid overveje følgende, inden en meddelelse sendes ud enten internt eller eksternt:

• Overvej altid, om det er nødvendigt at oplyse årsagen til fratrædelsen, og om der er lovgrundlag.
• Beskriv retningslinjer for interne og eksterne meddelelser ved fratrædelse i virksomhedens politikker.
• Begræns orienteringer til relevante personer, og del kun nødvendige oplysninger.
• Inddrag gerne den fratrædende medarbejder i formuleringen af meddelelsen, hvis det er muligt.