Kan en nystiftet virksomhed deltage i et offentligt udbud?

31.10.25

Dokumentation for økonomisk og finansiel formåen – en udfordring for nystiftede virksomheder
Det kan være en udfordring for nystiftede virksomheder at deltage i offentlige udbud – eksempelvis vedrørende entreprisekontrakter – da ordregiver/bygherre ofte stiller krav om dokumentation for økonomisk og finansiel kapacitet. Dette sker typisk i form af krav til minimumsomsætning, positiv egenkapital eller en vis soliditetsgrad over de seneste tre regnskabsår.

For en nystiftet virksomhed er det naturligvis ikke muligt at fremlægge tre års regnskaber.

Men betyder det, at virksomheden allerede af den grund er udelukket fra at deltage i udbuddet?

Det spørgsmål ser vi nærmere på i denne artikel.

Fremlæggelse af alternativ dokumentation
Udbudsloven åbner for, at virksomheder kan dokumentere deres økonomiske og finansielle formåen på anden vis. Ifølge § 154, stk. 2, kan en tilbudsgiver, der af en gyldig grund ikke kan fremlægge den krævede dokumentation, i stedet indsende “ethvert andet dokument, som ordregiveren vurderer passende“:

”En ansøger eller en tilbudsgiver kan godtgøre sin økonomiske og finansielle formåen ved ethvert andet dokument, som ordregiveren vurderer passende, hvis ansøgeren eller tilbudsgiveren af en gyldig grund ikke er i stand til at fremlægge de dokumenter, som ordregiveren forlanger.”

To betingelser skal således være opfyldte:

• Betingelse (1) – en gyldig grund: Virksomheden er som følge af en gyldig grund ikke i stand til at fremlægge den krævede dokumentation
• Betingelse (2) – Alternativ passende dokumentation: Virksomheden kan godtgøre sin formåen ved alternativ dokumentation, som bygherren/ordregiveren vurderer passende.

Hvad er en gyldig grund?
En gyldig grund forudsætter, at det ikke er forhold hos virksomheden, som er årsag til, at den krævede dokumentation ikke kan fremlægges.

Som et eksempel på en gyldig grund, henviser forarbejderne til udbudslovens § 154, stk. 2 til følgende:

”Et eksempel på en sådan gyldig grund kan være, at en virksomhed er under stiftelse og således ikke kan fremvise visse af de dokumenter, som ordregiveren kræver, eller at virksomheden er nystartet og ikke har aflagt regnskab endnu eller ikke i den periode, som ordregiveren forudsætter fremlagt oplysninger for.”

Det er således eksplicit nævnt her, at en nystartet virksomhed – og sågar en virksomhed under stiftelse – vil have en gyldig grund, idet denne virksomhed i sagens natur ikke har den påkrævede dokumentation.

Hvad udgør alternativ passende dokumentation?
Udbudslovens § 154, stk. 2, nævner ikke specifikke typer af alternativ dokumentation, idet enhver anden dokumentation, som ordregiveren/bygherren vurderer passende, kan anvendes.

Har ordregiver/bygherren f.eks. stillet krav om dokumentation af nøgletal ved fremlæggelse af reviderede årsregnskaber for de seneste 3 år, kan en revisorerklæring i visse tilfælde udgøre passende alternativ dokumentation.

Er tilbudsgiver nystartet kan en mulig løsning være, at virksomheden ved udfyldelse af ESPD oplyser, at virksomheden er etableret i indeværende år, hvorfor der endnu ikke foreligger årsregnskaber for 3 år.  Som dokumentation for virksomhedens økonomiske formåen og dermed økonomisk stabilitet kan i stedet for vedlægges f.eks. drifts-/likviditetsbudget, kontoudtog, ejeroplysninger samt erklæring fra pengeinstitut i kombination med en bankgaranti på anfordringsvilkår.

Det vil dog altid bero på en konkret vurdering under hensyntagen til indholdet af den udbudte kontrakt samt indholdet af den fremlagte dokumentation, hvorvidt en alternativ dokumentation dokumenterer et niveau for økonomisk egnethed som svarer til ordregiverens/bygherrens fastsatte mindstekrav.

Det er op til ordregiver/bygherre at vurdere, om en fremlagt alternativ dokumentation for den økonomiske og finansielle formåen er tilstrækkelig til at dokumentere, at virksomheden lever op til det egnethedsniveau, som er krævet i udbuddet. Ordregiverens/bygherrens skønsudøvelse kan prøves af Klagenævnet for Udbud, jf. bl.a. Klagenævnet for Udbuds kendelse af 21. marts 2023, EV Infra Danmark ApS mod Køge Kommune vedrørende et udbud af en koncessionskontrakt om etablering og drift af ladestandere.

I denne kendelse tog Klagenævnet for Udbud bl.a. stilling til, om en ordregiver var forpligtet til at begrunde sin skønsudøvelse og dermed begrunde over for en ukonditionsmæssig virksomhed, hvorfor en alternativ dokumentation vurderedes for utilstrækkelig. Ifølge udbudsmaterialet var der fastsat et mindstekrav om en positiv egenkapital i de seneste 3 år. En tilbudsgiver, som var et nystartet selskab, oplyste en selskabskapital i 2021 på 40.002 kr., ligesom virksomheden oplyste om sin tilknytning til et moderselskab, uden at virksomheden dog støttede ret på andre enheders formåen.

Klagenævnet konkluderede, at ordregiveren ikke havde godtgjort, at virksomheden ikke levede op til kravet om økonomisk og finansiel formåen, idet:

• ordregiveren havde ikke i udbudsmaterialet eller under klagesagen redegjort nærmere for formålet med det stillede krav til økonomisk og finansiel formåen, herunder at kravet var knyttet til den udbudte kontrakt og stod i rimeligt forhold til at sikre den vindende tilbudsgivers evne til at gennemføre kontrakten, og
• ordregiveren havde ikke nærmere begrundet, hvorfor virksomheden ifølge ordregiverens skøn ikke i tilstrækkelig grad havde godtgjort sin økonomiske formåen.

Denne kendelse viser altså, at ordregiver bør udforme egnethedskrav, således at formålet med kravene er klare, ligesom ordregiver bør begrunde en afvisning af alternativ dokumentation for egnethed, idet en manglende begrundelse kan få bevismæssige konsekvenser for ordregiver.

Basering på tredjemands økonomiske eller finansielle formåen
Såfremt en tilbudsgiver ikke selv kan fremlægge tilstrækkelig dokumentation for sin økonomiske og finansielle formåen, giver udbudslovens § 144 mulighed for at basere sig på en anden juridisk enheds formåen.

Denne mulighed omfatter eksempelvis moderselskaber, andre koncernforbundne selskaber, underleverandører, rådgivere eller samarbejdspartnere.

Ønsker tilbudsgiveren at støtte sig på en anden enheds økonomiske og finansielle formåen, skal der fremlægges støtteerklæringer eller anden dokumentation, som bekræfter, at tilbudsgiveren faktisk råder over den nødvendige formåen. Det skal med andre ord dokumenteres, at den støttende enhed er juridisk forpligtet til at stille sin økonomiske og finansielle formåen til rådighed for tilbudsgiveren.

Sammenslutninger – fælles tilbudsgivning
Tilbudsgivere har også mulighed for at indgå samarbejde med andre enheder og afgive et fælles tilbud på offentligt udbudte kontrakter. På den måde kan de deltagende enheder tilsammen opfylde ordregiverens krav til økonomisk og finansiel formåen.

I henhold til udbudslovens § 139 er det således tilladt for sammenslutninger – herunder også midlertidige sammenslutninger – at deltage i udbudsprocedurer.

– 0 –

Det er altså muligt som nystiftet virksomhed at byde på offentlige udbudte kontrakter og opfylde krav til økonomisk og finansiel formåen ved (i) at fremlægge alternativ dokumentation som godkendt af ordregiver, (ii) at lade sig basere på tredjemands økonomiske og finansielle formåen, eller (iii) at byde sammen med andre.